АНО «Дальневосточное агентства содействия инновациям»(АНО «ДАСИ») оказывает комплексную поддержку производственной и инновационной деятельности в Хабаровском крае.
В конце 2015 года данная организация приняла решение о реализации проекта по созданию информационно-аналитической системы управления.
Основными причинами инициации проекта по разработке и внедрению информационно-аналитической системы управления автономной некоммерческой организацией стали:
- Увеличение количества выполняемых проектов;
- Увеличение масштабов и повышение сложности проектов;
- Высокие трудозатраты компании на обработку информации, сбор статистики и подготовку отчетности для Федеральных и Региональных управлений.
- Высокие трудозатраты руководства на контроль исполнения поставленных целей и задач подразделениями АНО «ДАСИ».
Ввиду указанных выше причин возникла потребность в современных средствах сбора и обработки информации для снижения трудозатрат персонала, повышения уровня контроля и управляемости основных бизнес-процессов компании.
Назначение и цели создания системы:
Создаваемая система должна быть предназначена для комплексного информационно-аналитического обеспечения реализации и управления инновационными и инфраструктурными проектами. При создании системы преследовались следующие цели:
- Планирование этапов проектов и контроль их исполнения
- Подготовка аналитических и статистических отчетов по исполнению проектов и исполнению ключевых показателей эффективности деятельности АНО «ДАСИ».
- Контроль исполнения бюджета.
- Работа с документами: автоматизированная подготовка, хранение, отправка и т.д.
- Единая корпоративная система хранения документации, обмена сообщениями, электронной почты и чат.
В состав системы должны были входить следующие подсистемы:
- Управление проектами;
- Анализ ключевых показателей (KPI);
- Документооборот;
- Планирование и учет исполнения бюджета;
- Управление взаимоотношениями с клиентами (CRM)
- Сервисные функции: хранение файлов, электронная почта, SMS, чат, заметки и т.д.
В ходе выполнения проекта должны быть разработаны форматы данных, протоколы и регламенты взаимодействия подсистем.
Для реализации поставленных задач «ЦПС» выбрала решение «1С:ERP+PM Управление проектной организацией 2», как наиболее подходящее для решения поставленных задач проекта.
За период январь – август 2016 года со стороны «ЦентрПрограммСистем» была произведена поставка, установка и настройка необходимого программного обеспечения, доработка функционала под потребности предприятия и обучение сотрудников.
В ходе реализации проекта было обеспечено:
- Ведение базы данных контрагентов при помощи подсистемы «CRM (customer relationship management) с использованием сервиса «1С:Контрагент».
- Внедрение учета оказанных услуг и видов поддержки.
- Внедрение подсистемы управления проектами.
- Внедрение подсистемы планирования и фактического учета проведенных мероприятий, направленных на привлечение проектов и информирование малого и среднего предпринимательства региона о деятельности некоммерческой организации.
- Формирование плановых бюджетов, внедрение подсистемы «Мониторинг KPI, отчетность о деятельности организации».
Автоматизированы следующие функции:
- Продажи (сбыт), сервис, маркетинг
- Взаиморасчеты с покупателями
- Оформление заказов покупателей
- Управление проектами и портфелями проектов
- Анализ деятельности в разрезе проектов
- Планирование проектов
- Учет хозяйственных операций по проектам
- Финансы, управленческий учет, мониторинг показателей
- Бюджетирование, финансовое планирование
Использование «1С:ERP+PM Управление проектной организацией 2» позволило специалистам АНО «Дальневосточное агентство содействия инновациям» повысить эффективность и прозрачность управления проектами, значительно снизить затраты на обработку информации, сбор статистики и подготовку отчетности для Федеральных и Региональных управлений.
АНО «Дальневосточное агентства содействия инновациям» подтверждает принятие системы в эксплуатацию. Руководство компании довольно высококвалифицированной работой специалистов «ООО «ЦентрПрограммСистем»» и надеется на продолжение сотрудничества.
На следующем этапе проекта планируется внедрение подсистем ERP «Регламентированный учет», «Зарплата», «Кадры».
